如何和外贸客户说收到快递

一、选择正确的时间

通知客户收到货物是很重要的事,但是选择时间也需要考虑客户的心情和工作时间。工作日的下午尽量不要发消息,这段时间客户可能比较忙;周末的中午则是一个适宜的时间,客户心情会比较放松。

二、用恰当的语气

和外国客户交流时,语气需要选择得当。直接说"您的货物已收到",语气可能会太生硬。可以用"打扰您一下,希望您今天心情愉快。我刚刚核对了,您的货物已安全送达。请您检查一下,如果有任何问题请告诉我。”这样的语气会更加周到亲切。

三、提供详细的货物信息

告知客户收到货后,一定要提供货物的详细信息,比如货号、数量、重量是否与订单一致等。这样可以让客户第一时间了解情况,如果有误差就及时反馈。同时提供签收信息,如快递公司名称、仓库位置等,这对于客户跟踪货运过程很重要。

四、确认客户收货情况

收到货后,不要马上结束对话。需要询问客户是否收到顺利,是否有意外情况需要处理。如果客户暂时还没有收货,可以提醒他注意核对。此外,客户签收后是否满意货物,是否有质量问题需要及时反馈。这将有利于后续服务和客户关系的维护。

五、说明后续联系方式

最后,一定要告知客户如果以后有任何问题,随时可以再次联系你。提供详细的联系电话和邮箱,并传达你将竭诚为客户服务的承诺。这可以让客户放心,如果真的出现问题,有信心再次反馈。以备急需客户也可以及时联系,有助于客户信任度的加强。

六、使用客户常用语言

如果客户使用不同的母语,在告知货物送达时使用客户熟悉的语言会更加友好。使用翻译软件翻译成对应的文字也可以,但需要事先检查是否表达准确。使用客户熟悉的语言可以让客户感觉到你的关怀。这也是深入客户心田的一个细致之处。

以上就是如何用恰当的语气和方式告知外贸客户货物已经送达的相关注意事项。货物送达是一个项目的重要节点,如何处理好这个环节关系到客户体验和后续关系。小众之处决定成败,希望以上分享能给你一些借鉴。

常见问答(FQAS)

货物送达后应首先告知客户吗?

货物送达后应先核实货物完整性和签收信息,然后在选择好的时间用恰当的语气告知客户,提供详尽的货物信息。这有利于客户第一时间了解情况,如果有问题及时反馈。

如果货物数量或型号与订单不符怎么办?

如果货物数量或型号与订单不符,一定要第一时间告知客户,同时询问怎样补发差异货物。不要隐瞒信息,这会损害客户信任。如有必要,可以提供快递单或其他物流证据供客户确认。

客户签收超时怎么办?

如果客户长时间未签收,可以通过电话短信进行催单,同时询问是否还需要提供其他签收帮助。如果长期无回应,也要留下联系方式,关注客户是否有特殊情况需要处理。

如何跟客户说明后续服务?

告知客户如有任何问题随时可以再次反馈,同时提供详细联系方式如电话和邮箱。也可以说明将为客户提供货前和货后的全面服务,以此增强客户信任。

使用外语接触客户需注意什么?

使用客户熟悉的语言交流,事先检查表达是否准确;同时了解客户文化习惯,选择恰当的语气和表达;必要时可以提供翻译服务或查阅翻译软件。以此增进客户使用感。

更新时间:2024-11-24